Справочник «Точки кипения»
Перед вами справочник о жизни «Точки кипения». Он составлен в формате сборника ответов на часто задаваемые вопросы (FAQ) или проблемные ситуации из жизни «Точек кипения». Ответы на вопросы не придуманы, это реальные кейсы, которыми поделились команды и пользователи сети «Точек кипения».
Подготовили для вас рекомендации по жизни офлайн-пространств в онлайне на основе опыта сети,
потому что нам ничего не страшно.
Left
Right
Пространство
Первое, с чем сталкивается посетитель «Точки кипения», — это пространство, которое знакомит человека с форматом. Пространство так же, как и повестка, не замирает в момент открытия «Точки кипения», а видоизменяется: в нем могут появляться новые элементы и решения, трансформироваться функции в зависимости от запросов посетителей и сообществ, изменяться повестка и задачи.

Главная ценность «Точки Кипения» в том, что она предлагает пространство для сотрудничества представителям разных городских сообществ: от защитников прав животных до разработчиков программного обеспечения для беспилотных летательных аппаратов. Возможность сотрудничества поддерживается особыми свойствами пространства: его легко трансформировать под работу групп разной численности благодаря мобильной мебели и зонированию залов.

«Точка кипения» — пространство, спроектированное для максимально эффективной работы команд, это бесплатная и хорошо оборудованная площадка для проведения мероприятий; задача команды — обеспечить ее чистоту и укомплектованность, работоспособность, развитие и безопасность.

В рамках данного раздела предлагаем ознакомиться со следующими вопросами.
1
Развитие инфраструктуры «Точки кипения».
2
Исследования пространства.
3
Планирование бюджета и поддержание инфраструктуры.
Развитие инфраструктуры «Точки кипения»
С самого начала работы «Точки кипения» команда анализирует, как меняются потребности посетителей, в каком объеме они удовлетворяются, насколько ценности работы в «Точке кипения» поддерживаются инфраструктурой.

Администраторы, как правило, отслеживают, вмещают ли залы всех желающих, остаются ли свободные места во время крупных событий, все ли заявки на проведение мероприятий выполняются, как меняются способы работы и использования помещения, какие зоны задействованы чаще других, а какие — пустуют. Они анализируют, в каких зонах появляются новые форматы работы и как их лучше поддержать; какие тенденции зарождаются в сфере организации рабочих пространств для технологических предпринимателей, лидеров, команд и сообществ.

Пространство «Точки кипения» позволяет решать свои задачи быстро и просто, стихийно организовывать новые форматы работы и присоединяться к команде, смотреть онлайн-трансляции мероприятий и лекций, которые проходят в других «Точках кипения», и проводить онлайн-трансляции самому, работать в атмосфере наступившего будущего.

Пространство, оборудование, визуальные материалы и мебель позволяют реализовать в помещении «Точки кипения» модель 5С: сингулярность, серендипность, стигмергия, синергетичность, «сгущение».

Если инфраструктура не может обеспечить эти преимущества, то необходимо:
определить элементы, которые не позволяют реализовать модель 5С, и исследовать лучшие практики организации современных многофункциональных рабочих пространств, ориентируясь на поиск ответов на конкретные вопросы;
вместе с ядерной группой, ключевыми сообществами и партнерами «Точки кипения» в ходе совместной проектной сессии разработать альтернативные способы решения задачи.
Возможно, это потребует перепроектирования некоторых зон, замены оборудования или мебели. В таком случае возможны следующие варианты поддержки:
попросить помощи других «Точек кипения» и воспользоваться их опытом;
обратиться в Департамент за помощью в проектировании альтернативных способов.
Кейс «"Точка кипения — Иваново": 33 лайфхака от лидера "Точки кипения — Иваново" Кирилла Игнатьева»
Исследовательский и образовательный проект «Технический прогресс и экономика будущего» анализирует и презентует футурологический контент по различным направлениям. Эксперты проекта взяли более 370 интервью у ученых, инновационных предпринимателей, экспертов технологических компаний. Большое число мероприятий прошло в стенах самых современных образовательных и исследовательских центров. Эксперты проекта совместно с международной компанией в области декора William Bond Decor and Antiques приняли участие в разработке дизайна «Точек кипения» АСИ, коворкингов и интерьеров передовых предприятий.

Ключевые решения в декоре современных образовательных пространств.

  1. Модульная планировка. Возможность объединять и разделять пространства, создавать аудитории различных размеров.
  2. Мобильная обстановка. Минимальное использование жестко фиксированной мебели, возможность легко ее перемещать, использование различной расстановки предметов мебели и интерьера в зависимости от задач образовательного процесса.
  3. Легкая и трансформируемая мебель. Мебель, которая удобна для переноса. Мебель на колесиках. Складные стулья. Мебель, хранящаяся компактно. Стулья, столы и кресла-трансформеры, выполняющие несколько функций — например, стулья с раскладной столешницей для записи вместо стола, держателем стакана для кофе, полкой для портфеля / рюкзака / сумки.
  4. «Говорящие» стены. Покрытые маркерной пленкой стены, на которых можно писать, как на флипчарте.
  5. Работа и обучение в коворкинге. Коворкинг является основной формой современного офисного пространства. Так организованы рабочие места и в основных муниципалитетах современных мегаполисов. Часть образовательного пространства организуется и мебилируется в формате коворкинга.
  6. Меняющиеся произведения искусства. Много арта на стенах и в помещениях (живопись, плакаты, скульптура, инсталляции, художественная фотография, карикатуры). Смена объектов искусства: проведение в стенах образовательного пространства различных выставок. Арт-паузы с мини-лекциями про представленные объекты искусства прямо в процессе занятий. Приглашение к сотрудничеству известных кураторов или включение в штат по принципу совместительства собственного куратора экспозиций.
  7. Эко- и биомебель, имитация образов животного мира в обстановке. Использование необычных предметов мебели и интерьера, изготовленных из отходов или натуральных материалов и подчеркивающих стремление мира к экологически чистой среде. Применение мебели в образах животного мира: люстры — обезьянки, стулья — зайчики, книжные полки — мишки.
  8. Необычные предметы интерьера и виды посуды. Оригинальные объекты, косвенно повышающие лояльность к творческому образу мышления, выходящие за рамки традиционного восприятия: арт-мебель, предметы из различных стилей, необычный декор стен. Кресла-мешки, гамаки.
  9. Пространства будущего. Аудитории или помещения, соединяющие функции библиотеки литературы о будущем, полигона новых технологий (например, VR и AR) и площадки проведения лекций в формате «Дети учат взрослых» (лекции представителей следующего поколения: старшие школьники рассказывают взрослым о своих вкусах, интересах, технологиях). Часто используются обновляемые выставки технологий и образов поколения Z (игры, ИТ-технологии, дизайн, музыка, стойки с наушниками, мемы).
  10. Широкое применение виртуального дополнения или реконструкции. Использование VR / AR в образовательном процессе по различным направлениям и дисциплинам. Командные тренинги взаимодействия в VR для групп на собственном полигоне внутри университета. Soft skills VR и отработка навыков общения и реагирования в стандартных ситуациях в виртуальной среде.
  11. Современная иконографика: таблички, вывески, хештеги, указатели (в том числе на полу).
  12. Аудитории кривых зеркал. Оформленные кривыми зеркалами пространства для проведения тренингов критического отношения обучающихся к собственной персоне и воспитания навыков критического мышления.
  13. Прозрачные стены. Использование прозрачного стекла для перегородок, усиление эффекта открытого, доступного и прозрачного пространства.
  14. Внимание к историческому наследию. Объекты, арт, термины и наименования, связанные с историческим наследием города. Привлечение внимания к утраченным объектам наследия. Имиджи важных и ценных объектов культурного наследия. Проведение лекций на эту тему и групповых пешеходных экскурсий для обучающихся. Демонстрация истории места (локации) расположения учебного заведения с максимальной визуализацией.
  15. Колористика. Светлые и пастельные цветовые решения в интерьере. Строгое соблюдение принципов: яркость и заметный контраст возможны только в обстановке, но не в цвете стен, полов и потолков.
  16. Живые цветы и растения. Обилие живых растений в интерьере, картины (композиции) из живых цветов на стенах, зимний сад.
  17. Дружелюбие к персональным гаджетам. Беспроводные зарядки на столах или подоконниках, в мебели. Много обычных и USB-розеток для подзарядки. Личные кабинки с ключом для подзарядки гаджетов и проводами для разных устройств.
  18. Спортивные объекты в интерьере. Теннисные столы, тренажеры, баскетбольные корзины. Интеллектуальные игры (шахматы, нарды) и игры для мелкой моторики (настольный хоккей и футбол). Зоны релакса с соответствующей мебелью.
  19. Дизайнерский и интеллектуальный свет. Поддержание высокого уровня освещенности в помещениях, интеллектуальный свет, использование новейших технологий освещения с точки зрения формы, функций и энергосбережения (OLED, LED, TLED). Демонстрация комбинированных технологий света и передачи данных (Li-Fi). Дизайнерский и фигурный свет. «Свет настроения». Световые и медиарешения для фасадов.
  20. Умные окна. Окна с регулированием освещенности (отсутствие необходимости в шторах) с дистанционным интеллектуальным управлением, возможностью аккумулирования и передачи во внутреннюю сеть солнечной энергии.
  21. Применение технологий умного дома. Новые принципы технологических решений без устройств-посредников. Применение техники, освещения и оборудования с собственными модулями выхода в сеть («интернет вещей»). Управление с персональных гаджетов.
  22. Питание в формате «кафе / магазин» без продавцов и кассовых аппаратов. Зона питания со столиками и продуктами, которые покупатель может сам взять, оплатить с помощью карты или гаджета, разогреть в СВЧ-печке.
  23. Мусорные корзины и баки с сортировкой мусора.
  24. Электронная система идентификации каждого входящего с персональной меткой (идентификатором). Система позволяет получать данные о каждом, кто находится в помещении образовательного пространства. Обычно она также связана с интеллектуальной системой видеонаблюдения, которая позволяет проводить дополнительные тесты или выявлять отступление от общепринятых норм (взял продукты в магазине без продавца и не оплатил и т. п.). На общие принципы контроля данных нужно получить письменное согласие обучающегося при зачислении в образовательное учреждение.
  25. Видеонаблюдение в принципиальных зонах сбора персональных данных. Видеоданные широко используются как для разработки персональных траекторий образовательного процесса, так и для тестирования и аналитики. По ним возможно принять решение о профнепригодности и прекращении процесса обучения.
  26. Тотальное использование безбумажных технологий. Техническое оснащение и организация образовательного процесса предполагают более высокую степень погружения в цифровые технологии, чем это обычно происходит на рабочем месте обучающегося.
  27. Сенсорные экраны в аудиториях, беспроводное управление. Любые презентации могут выводиться с персональных устройств преподавателей и обучающихся по беспроводной связи и демонстрироваться на сенсорных экранах. Основные помещения имеют качественный беспроводной интернет.
  28. Моделирование рабочего офиса. Оформление пространства (при необходимости — дополненного виртуальной реальностью), которое имитирует рабочее пространство трудового дня для обучающихся. Проведение тренингов и мастер-классов в условиях, максимально приближенных к рабочей обстановке.
  29. «Телефонные кабинки» для разговоров по мобильному телефону. В зоне коворкинга не принято мешать другим участникам. Если кому-то нужно поговорить, для этого целесообразно наличие шумоизоляционных кабинок.
  30. Звукоусиление. Акустические системы, позволяющие в любых аудиториях организовать видеоконференции и трансляции с качественным звуком, активировать радиомикрофоны беспроводным образом, использовать фоновый звук и музыку в местах общего пользования.
  31. Мебель и предметы интерьера из новых материалов. Мебель из композитов: столы, стулья, ресепшен-стойки, библиотеки. Использование инновационных материалов с чистой фактурой (например, карбон). Демонстрация уникальных свойств и возможностей материалов будущего через предметы.
  32. Информационные стенды. Наглядные и мультимедийные стенды, при необходимости — наушники для прослушивания звукового контента.
  33. Предметы из той среды, которой посвящен образовательный процесс
Кейс «"Точка кипения — ЯрГУ": распределенное пространство "Точки кипения" на территории университета»
Описание проблемы: Как работать с «Точкой», если у вуза нет кампуса и корпуса разнесены на десятки километров друг от друга? Есть риск, что в таком случае люди не придут на мероприятия.

Как обеспечить наличие площадок для работы с конкретными тематиками НТИ, «заточенными» под факультеты, чтобы привлечь к работе «Точки» преподавателей, выпускников, партнеров факультетов?

Как разгрузить «Точку», если помещений и ресурсов недостаточно? Со временем в расписании не хватает места, приходится отказывать организаторам мероприятий, поэтому требуются новые пространства.

Принятые решения. Запуск новых коворкингов и молодежных пространств, использующих опыт, полученный при запуске «Точки кипения — ЯрГУ» и других вузов: пока без брендирования, но со ссылкой на «Точку кипения — ЯрГУ».

При открытии новых молодежных пространств и коворкингов применяется опыт, полученный при открытий "Точки кипения - ЯрГУ" и других университетских "Точек кипения", пока без брендирования, но со ссылкой на "Точку кипения - ЯрГУ". При открытии новых пространств важно обратить внимание на:
  • мобильная конфигурирующаяся мебель
  • мягкая мебель
  • маркерные и грифельные стены
  • яркий дизайн
  • мультимедийное и звуковое оборудование
  • системы трансляции и видеофиксации
  • система информирования аудитории

Полученные результаты.
В 2019 году запущены дополнительные пространства в дополнении к УТК ЯрГУ, которая находится в корпусе экономического факультета.

  1. «Ретрозал» (80 м2): пространство на базе студенческого общежития, предназначено для междисциплинарных проектов.
  2. «Рекреация» (60 м2): пространство на базе корпуса с двумя факультетами — математическим и информационно-вычислительных технологий, предназначено для ИТ-проектов.
  3. «РадиоТех» (200 м2): пространство на базе корпуса Института радиотехнических систем, предназначено для проектов в сфере инженерии и систем связи.
  4. «Атриум» (600 м2): пространство во внутреннем дворе корпуса с «Точкой кипения», уличное сезонное пространство.

Результаты. В 2019 году это позволило привлечь в работу «Точки» преподавателей факультетов, а также ввести новые форматы работы. Готовятся новые коворкинги и пространства на 2020 год.

Возможные риски и способы их минимизации.


  • Недостаток средств приведет к незаконченному пространству. Нужен точный расчет сметы, чтобы запланированных средств хватило.
  • Отсутствие повестки для новых пространств, что приведет к их пустоте и наполнению непрофильными мероприятиями. Проблема решается предварительным проектированием деятельности и разработкой программ с утверждением «Точкой».
Кейс «"Точка кипения — Москва": административно-хозяйственная деятельность в "Точке кипения" и зоны ответственности администратора»
Описание темы. Говоря о пространстве «Точки кипения», о создании комфортной для посетителей инфраструктуры и эффективного рабочего пребывания, важно помнить и фиксировать ключевые функции администратора «Точки кипения». Он является ключевым звеном в административно-хозяйственной деятельности и первым, к кому посетители будут обращаться в случае возникновения каких-либо проблем.

Принятые решения. Мы закрепили перечень функций администратора, за которые он несет ответственность. Ниже приведены основные пункты, на которые (из опыта работы администратором) стоит обращать внимание и которые следует контролировать.

  1. Контроль чистоты и порядка (поддержанием порядка занимается клининг).
  2. Работа по поддержанию площадки в функциональном состоянии: закупка канцтоваров, хозтоваров, воды и взаимодействие с подрядчиками по обслуживанию и ремонту оборудования и мебели на площадке (и самой площадки).
  3. Контроль проведения мероприятий организаторами (инструктирование по работе с оборудованием «Точки Кипения», предоставление согласованных расходных материалов, необходимой мобильной и стационарной мебели, консультирование по форматам работы и комфортной расстановке мебели, контроль чистоты во время и по завершении мероприятия).
  4. Работа с документами (отправка / получение корреспонденции, оформление служебных записок, приказов, подготовка отчетов).
  5. Работа с расходниками (вода, хозрасходы, канцелярские товары).
  6. Опись складов и управление ими.
  7. Работа с системой (модерация заявок и контроль корректности описания мероприятий в Leader-ID, контроль регистрации на мероприятия и своевременной подачи отчета о проведении, ведение календаря и т.д.).
  8. Разрешение нестандартных конфликтных ситуаций, исходя из принципов этичного, корректного и вежливого взаимодействия с организаторами и посетителями «Точки кипения».
  9. Разрешение форс-мажорных ситуаций, угрожающих безопасности и здоровью посетителей (эвакуация, вызов скорой помощи и служб спасения).

На что еще следует обратить внимание?

  1. Утро администратора начинается примерно за 30–40 минут до официального начала работы площадки. Он проходит все пространство и по чек-листу проверяет готовность к проведению мероприятий и встреч команд. Иногда площадку заранее готовят сами организаторы, если мероприятие начинается рано.
  2. Необходимо следить, чтобы принцип самоорганизации соблюдался организаторами и они самостоятельно готовили пространство для себя (расставляли мебель и запускали технику для мероприятия). Для этого перед мероприятием с каждым организатором стоит проговорить ряд принципов и разместить на заметном месте табличку и фотографию с расположением вещей / техники в зале до и после мероприятия.
  3. После проверки и подготовки площадки администратор может приступить к рассмотрению мероприятий, которые ему знакомы и которые периодически проходили на площадке «Точки кипения». Если он не знаком с мероприятием (или его организатором), то может направить ссылку программному директору. Если мероприятие знакомо и проходит регулярно, то можно сверяться с календарем «Точки кипения» (внутренний инструмент для фиксации активности по залам, обычно используется гугл-календарь как один из наиболее простых и распространенных инструментов).
  4. Администратор должен уделять время созданию понятной навигации и логистики по складам / подсобкам, где хранятся дополнительная мебель (при ее наличии), канцелярские товары, полиграфия и вода для мероприятий. Также на складах могут храниться забытые вещи, которые не удалось опознать и вернуть владельцу (используя данные Leader-ID), и много различных «артефактов», образующихся во время или после мероприятия. Для всего вышеперечисленного рекомендуем завести реестр и вести складской учет, чтобы управлять движением вещей (особенно востребованных канцелярских товаров и воды) и на основе этих данных делать прогноз. Также администратор — это человек, обратившись к которому ты получаешь информацию (по возможности моментально) о наличии тех или иных вещей на складе и истории их появления (исключая забытые).
  5. В случае возникновения чрезвычайных ситуаций (минирование, пожар, кому-то стало плохо) необходимо моментально проинформировать ответственные службы (полиция, пожарные, скорая) и незамедлительно сообщить о случившемся руководству, предприняв необходимые действия (эвакуация, первая доврачебная помощь) совместно со службами здания.
Исследования пространства
Тематика и форматы работы сообществ постоянно меняются. Чтобы отвечать на новые запросы, ведите постоянный сбор данных в цифровом виде о том, кто и как работает в пространстве «Точки кипения», как меняются запросы и способы работы.

Собранные и проанализированные данные позволят понять, удовлетворяет ли «Точка кипения» в нынешнем виде запросам работающих в ней сообществ и посетителей и будет ли она способна удовлетворять эти запросы, когда увеличится их количество.

Ключом к пониманию потребностей пользователей «Точки кипения» может стать информация...
о запросах, с которыми лидеры и сообщества обращаются к администратору, программному директору при подготовке и проведении мероприятий или проектных сессий;
о новых форматах мероприятий и о возможности их проведения в «Точке кипения»;
о помещениях и оборудовании, которые используются чаще других;
о причинах, по которым некоторые помещения и технические средства используются редко.
Эта информация позволит прогнозировать износ и необходимость скорой замены оборудования, расширения пространства. Обладая ей, вы можете включить в бюджет расходы на замену неудобной в использовании техники, а также создать понятные инструкции и разместить их в открытом доступе на заметном месте.
Кейс «"Точка кипения — Якутск": почему мы решили делать ремонт»
Описание проблемы. Нужно было провести косметический ремонт, чтобы дополнить пространство тем, чего не хватает для плодотворной работы, и визуально улучшить его.

Принятые решения. Мы сделали косметический ремонт: обновили маркерные стены, установили раздвижную перегородку в актовом зале для того, чтобы выделить зону под коворкинг, улучшили освещение в отдельных помещениях, добавили розетки в залах и установили кондиционеры. Мы постарались «собрать» пространство для себя, поэтому...
  • добавили необходимое проекционное и трансляционное оборудование;
  • выделили переговорную для штаба КД НТИ;
  • улучшили гардеробную для размещения верхней одежды и личных вещей;
  • в ресепшен-зоне поставили шкафчик с ячейками для подзарядки девайсов и кабинками для хранения личных вещей, повесили пробковую доску для обмена визитными карточками;
  • поставили кофемашину в зоне отдыха;
  • в зонах для коллективной работы повесили полки на стены, чтобы можно было размещать необходимый для работы реквизит;
  • добавили карты на тему цифровизации, карты о предпосылках создания «Точки кипения», об инновационной экосистеме Якутии, логотипы организаций, которые сделали возможным появление «Точки», инфокарту с профилями компаний, пользующихся пространством, а также инфокарту о правилах и принципах площадки, лидере и темах, обсуждаемых в «Точке кипения».

Результаты.
Благодаря перегородке в актовом зале стало возможным визуально уменьшить основной зал при небольшом количестве участников. Стало уютнее, повысилась функциональность пространства.

Рекомендации для тех, кто хочет воспользоваться опытом. Пример перечня ежемесячного и годового содержания пространства «Точки кипения — Якутск», дорожная карта ремонта и смета расходов на канцелярские принадлежности размещены по ссылке.
Планирование бюджета
и поддержание инфраструктуры
У «Точки кипения» должен быть текущий бюджет (фиксированные постатейные расходы на обеспечение деятельности): аренда помещения, текущий ремонт, фонд заработной платы, коммунальные платежи, охрана и т.п. Эти расходы являются приоритетными, поскольку нельзя допустить остановки работы «Точки».

Не стоит забывать и о бюджете развития, который включает затраты на приобретение оборудования, внедрение цифровых решений и технологий, расширение помещения и повышение уровня комфорта. Бюджет развития составляется на базе планов по развитию «Точки кипения», существующих (озвученных) запросов пользователей и прогноза их потребностей на основе сбора данных (например, данных о количестве посетителей мероприятий).
Рекомендации для тех, кто хочет воспользоваться опытом. Пример перечня ежемесячного и годового содержания пространства «Точка кипения — Якутск», дорожная карта по ремонту, смета расходов на канцелярские принадлежности.