Справочник «Точки кипения»
Перед вами справочник о жизни «Точки кипения». Он составлен в формате сборника ответов на часто задаваемые вопросы (FAQ) или проблемные ситуации из жизни «Точек кипения». Ответы на вопросы не придуманы, это реальные кейсы, которыми поделились команды и пользователи сети «Точек кипения».
Подготовили для вас рекомендации по жизни офлайн-пространств в онлайне на основе опыта сети,
потому что нам ничего не страшно.
Left
Right
Организаторы мероприятий
Мероприятия — одна из основных форм деятельности «Точки кипения», в ходе которой лидеры и сообщества создают смыслы и транслируют их во все аудитории, поэтому взаимодействие с организаторами — важная часть нашей работы.

Организаторы — широкое понятие: ими могут быть и представители сообществ, которые хотят развивать свою повестку (лидеры треков), и активные люди, желающие создать команду, реализовать проект или обратить на себя внимание, и организаторы мероприятий из различных коммерческих компаний, которые ищут новую площадку.

В рамках данного раздела собраны следующие кейсы.
1
Работа с «разовыми» организаторами.
2
Форматы мероприятий и их качество.
3
Системный подход к мероприятиям в «Точках кипения».
Работа с «разовыми» организаторами
Кейс «"Точка кипения — Томск": "разовые организаторы", или как завязать дальнейшее долгосрочное сотрудничество / партнерство»
Описание проблемы. По нашему опыту, организаторов, заявляющих единичные мероприятия, в большинстве случаев можно разделить на четыре группы.

  1. «Кочевники»: организаторы, проводящие мероприятия в разных городах на разных площадках (Nemoskva, «Нейрохакатон», издательство «Элизивер», ФАНК).
  2. Организаторы корпоративных внутренних мероприятий (банки или крупные компании). Их форматы — рекрутинг, стратегические сессии, мероприятия для клиентов.
  3. Организаторы из сформированных сообществ, единоразово выбирающие «Точку кипения» как площадку для мероприятий городского масштаба («Лекцикон», PechaKucha, встреча урбанистов, бизнес-сообщество «PRO-Женщин»).
  4. Дебютанты: организаторы, которые проводят мероприятие на открытую аудиторию впервые («Цифровое образование»).

Принятые решения.
С «кочевниками» обсуждаются наличие партнеров в городе или регионе и возможности дальнейшего развития истории на территории. Такие встречи допускаются только в рамках повестки или при «вбросе» новых тем с потенциалом развития и вовлечения местных групп и сообществ.

Корпоративные организаторы с внутренними мероприятиями допускаются в «Точку кипения» в тестовом режиме, при этом отслеживается, с какими темами они работают и насколько они готовы включаться в работу над повесткой. Участников корпоративных мероприятий в дальнейшем удается включать в другие мероприятия по повестке НТИ.

Уже сформированные городские сообщества с их мероприятиями также включаются, но только в случае попадания в повестку и при потенциале развития тем. Существующие городские сообщества (малые креативные и бизнес-сообщества) видят «Точку кипения» как большой ресурс для собственного роста. Некоторых пускают на тестовую серию мероприятий в рамках проекта, но с дальнейшим смещением фокуса на передовую повестку.

Организаторам-дебютантам в этом случае уделяется больше времени на этапе построения программы мероприятия. В случае «недоопределения» им предлагается посетить мероприятия релевантных сообществ или близкие по технологии проведения мероприятия.

Результаты.
«Кочевники»: таким образом ФАНК проводит ежегодно свой фестиваль на площадке «Точки кипения — Томск». Некоторым организаторам удалось выстроить долгосрочные отношения с участниками и включиться в совместные проекты.

Корпоративный сегмент является труднововлекаемым на мероприятия вне ядра повестки. Участники из крупных компаний после корпоративных мероприятий начинают лучше реагировать на приглашения к участию в других мероприятиях. Работа ведется с ориентацией на следующую цепочку: закрытое мероприятие — участие в митапах и других технологических мероприятиях — проведение самостоятельного мероприятия с приглашением технологического сообщества региона. Так, СИБУР начал с технологий и провел воркшоп по цифровизации производства. Следующим шагом стало участие руководства подразделений СИБУР в стратегической сессии «Томская область — пилотный регион СНТР», далее — два совместно проведенных технологических воркшопа и последующее дополнение сотрудничества с «Точкой кипения» еще двумя треками (социальные и благотворительные программы; тренинговые программы).

Сформированные сообщества в части случаев идут за площадкой и новой аудиторией. Работа с темами в рамках повестки выстреливает в их аудитории не часто и используется для галочки, чтобы «зайти» на площадку. Такие организаторы в ряде случаев не могут полноценно разворачивать новые для них темы передовой повестки в смежной области.

С дебютантами при наиболее успешной коммуникации организаторы начинают работу над протяженностью событийного трека, проектирующегося в «Точке кипения». Для мероприятий со сложной механикой и большим количеством участников подписывается стандартное соглашение о возмещении возможного ущерба.
Кейс «"Точка кипения — Великий Новгород": как завязать долгосрочное сотрудничество или партнерство с "разовыми" организаторами»
Описание проблемы. Желание организации — провести разовое мероприятие околокорпоративного характера (этап профессионального конкурса, бизнес-тренинг, образовательная программа с уже определенным количеством участников и т.д.), то есть что-то без существенного привнесения смыслов в работу пространства. Между тем хочется установить плотные и плодотворные партнерские взаимоотношения с прослойкой малого, среднего и крупного бизнеса Новгородской области, внести вклад в развитие делового сектора Великого Новгорода и области и выявить ключевые направления развития.

Принятые решения. В рамках разовых мероприятий — обсуждение планов организаций и возможного дальнейшего сотрудничества, то есть ответ на вопрос, в рамках каких еще мероприятий «Точка» может быть полезна, какие специальные условия она может предоставить для комфортной работы.

Этапы реализации.

  1. Привлечение на площадку пространства коллективной работы «Точка кипения — Великий Новгород» образовательного проекта бизнес-акселератора «Деловой России» для проведения серии тренингов в рамках подпрограммы «Развитие малого и среднего предпринимательства» государственной программы Новгородской области «Обеспечение экономического развития Новгородской области на 2019–2021 год».
  2. Установление взаимоотношений с Союзом предпринимателей Новгородской области.
  3. Привлечение проекта «Школа предпринимательства» от Новгородского фонда поддержки малого предпринимательства при содействии Министерства инвестиционной политики Новгородской области в стенах пространства коллективной работы.
  4. Привлечение инициативной группы по развитию женского предпринимательства в регионе.
  5. Возрождение цикла открытых лекций по креативной экономике совместно с Правительством Новгородской области, НовГУ им. Ярослава Мудрого и журналом «Время есть».
Результаты.

  1. Старт и реализация проекта бизнес-акселератора «Деловой России» на базе пространства коллективной работы «Точка кипения — Великий Новгород» (ссылки на информационные источники, осветившие проект:
    - сайт Общероссийской общественной организации "Деловая Россия"
    - сайт Министерства инвестиционной политики Новгородской области
    - информационный портал "Ваши новости"
    - сайт Администрации Великого Новгорода).
  2. Проведение на базе пространства коллективной работы тренингов и семинаров от Союза предпринимателей Новгородской области (ссылки на информационные источники, осветившие проект:
    - информационный портал "Ваши новости").
  3. Проведение регулярных образовательных встреч в рамках проекта «Школа предпринимательства» от Новгородского фонда поддержки малого предпринимательства при содействии Министерства инвестиционной политики Новгородской области на территории «Точки кипения» (ссылки на информационные источники, осветившие проект:
    - газета "Новгородские новости").
  4. Проведение этапов конкурса «Мама-предприниматель» на базе «Точки кипения» (ссылки на информационные источники, осветившие проект:
    - информационный сюжет на сайте Новгородского областного телевидения).
  5. Организация и проведение открытых лекций по креативной экономике на регулярной основе (ссылки на информационные источники, осветившие проект:
    - телепроект на сайте Новгородского областного телевидения).
Форматы мероприятий и их качество
«Точки кипения» обладают еще одной суперкомпетенцией, которую можно обозначить как «организация мероприятий». Одна из задач на этапе взаимодействия с организаторами — помочь сделать качественное мероприятие и подобрать нужный формат, который позволит организаторам решить поставленную задачу.

Чтобы подобрать оптимальный формат мероприятия, стоит в первую очередь опираться...
на его замысел;
на задачи, которые организатор планирует решить;
на знание целевой аудитории.
Задачи, которые могут быть выполнены в ходе мероприятия:
разработка;
тестирование, апробация, эксперимент;
презентация, представление результатов какой-либо деятельности;
обучение, распространение опыта;
обсуждение, дискуссия, передача обратной связи.
Второй по важности фактор, влияющий на выбор, относится к специфике аудитории участников событий, к их числу и к их типу.

Примеры.
1
Событие, посвященное разработке ИТ-решений и рассчитанное на 15 участников в возрасте от 12 до 16 лет, скорее всего, пройдет в формате игрового хакатона длительностью не более 8 часов с перерывами на еду и отдых.
2
Мероприятие по выработке сложного решения на длительный период, в котором принимают участие более 30 представителей бизнеса, власти и некоммерческих организаций, будет организовано как сессия в формате rapid foresight.
3
Широкое обсуждение повестки рынка «Нейронет», в котором принимают участие более 100 представителей рынка из разных регионов, пройдет в формате форума.
4
Дискуссия участников рынка «Нейронет» об итогах проведения форума ограничится форматом заседания рабочей группы.
Помимо этих критериев, не забывайте и о других, например, о возможностях площадки, бюджете и необходимости проведения онлайн-трансляции.

Одна из важнейших задач «Точки кипения» лежит в области развития человеческого капитала в регионе, то есть знаний, интеллекта, поддержания здоровья, качества жизни и производительности труда. По этой причине на площадке обычно проводится множество образовательных мероприятий, а в сети «Точек кипения» накоплен большой методический опыт и инструментарий организации событий разного рода. Используйте накопленный опыт и делитесь собственными наработками, новыми форматами с другими «Точками кипения».
Кейс «"Точка кипения — Великий Новгород": успешные форматы сотрудничества с организаторами-кипятильниками*»
Организатор-кипятильник — активный организатор, который инициирует большое количество мероприятий.

Описание проблемы. Необходимость вовлечения молодежи в процесс развития региона. Развитие молодежных движений.

Принятые решения. Установление партнерских отношений с Министерством спорта и молодежной политики Новгородской области.

Результаты. За время сотрудничества по инициативе Министерства в пространстве коллективной работы «Точка кипения — Великий Новгород» состоялись значимые мероприятия:

  • общественная дискуссия «О развитии добровольчества до 2025 года»;
  • окружной семинар-совещание с участием субъектов Северо-Западного федерального округа по вопросам реализации государственной молодежной политики;
  • урок безопасного интернета;
  • региональный слет «Послы Победы»;
  • встреча в рамках всероссийского проекта «Диалоги с Героями»;
  • «Киберфорум» и многие другие.

Молодежь привыкает к пространству и с большим желанием приходит на другие мероприятия. Организаторы уже знают площадку, возможности взаимодействия, интерес аудитории, что в итоге только усиливает желание возвращаться и проводить новые активности.

Ссылки на информационные источники, осветившие проект:
Кейс «"Точка кипения — Белгород" и "Точка кипения — Екатеринбург": сборка требований к мероприятию и правила для организаторов»
Описание проблемы. Существует несколько «ключевых шагов», которые необходимо совершить для успешного проведения мероприятия, если вы заявились как организатор: согласование тематики, соответствие повестке, согласование даты проведения и четкое понимание конфигурации зала / необходимого реквизита. Часто организаторы в последний момент вспоминают о важном реквизите, который технически сложно найти в столь короткий период.

Принятые решения.

«Точка кипения — Белгород». Когда заявляется мероприятие, есть единые правила и три основных документа для ознакомления и заполнения:
  • правила / инструкция для организаторов мероприятия (не менее чем за 14 дней организатор с программным директором или менеджером проекта должен согласовать аудиторию, дату и время проведения мероприятия);
  • анкета о мероприятии для получения первичных данных;
  • чек-лист для организаторов, куда вносятся дополнительные требования по помещениям / реквизиту.

«Точка кипения — Екатеринбург». Правила «Точки» регламентируют не только принципы нахождения на площадке, но и соответствие повестке, тематике и алгоритм работы с программным директором. Важно! «Точка кипения — Екатеринбург» работает в соответствии с повесткой АСИ и региональными приоритетами, поэтому тематика заявленных мероприятий утверждается в соответствии с приоритетной повесткой.

В «Точке» работают с организаторами мероприятий, а не с отдельными спикерами, тренерами или экспертами. Для сбора требований и управления будущим мероприятием есть 2 формы:
  • единое расписание «Точки», используя которое организатор может в онлайн-режиме выбрать свободный временной слот и помещение;
  • заявка для понимания конфигурации зала и необходимого реквизита.

Результаты.
  1. Фильтрация мероприятий в соответствии с приоритетной повесткой.
  2. Отсев неподготовленных организаторов. При заполнении первичной информации о мероприятии, чек-листов и анкет организатор с четким пониманием своего мероприятия и его результатов проходит дальше.
  3. Экономия времени: организаторы сами выбирают свободные слоты времени и аудитории через общую форму.
  4. Первичные документы (заявки, анкета, чек-лист) позволяют сформировать четкое понимание требований к мероприятию, конфигурации помещений и реквизиту и у организаторов, и у «Точки», благодаря чему снижается риск переделок и доработок в последний момент.
Системный подход к мероприятиям
в «Точках кипения»
Кейс «"Точка кипения — Томск": консультация новых организаторов и сообществ и эффективное взаимодействие на начальном этапе»
Описание проблемы. Наблюдаются два распространенных обстоятельства, описывающих процесс появления новых организаторов и сообществ. Первое — самостоятельные организаторы или представители сообществ открывают для себя пространство «Точки кипения» и видят в нем большой потенциал для развития своего сообщества и развертывания цепочки мероприятий. Второе — поиск арендных площадей для мероприятий или рабочего места для коворкинга.

Для прояснения намерений организатора и возможностей пространства в этих случаях мы обсуждаем с организаторами концепцию «Точки кипения», повестку, базовые принципы сети, сервисы Leader-ID и процедуру подачи заявки мероприятия «на ногах». Важным поддерживающим форматом являются экскурсии, на которых потенциальные организаторы уже в деталях знакомятся с экосистемой АСИ, содержанием НТИ и основными сервисами.

Принятые решения. При первом заявлении мероприятия, а также при наличии потребности перед последующими организаторы приглашаются на консультационную встречу, в ходе которой обсуждаются следующие вопросы.

  1. Как планируемое событие сопряжено с повесткой АСИ и «Точки кипения»? Таким образом, выделяется конкретное направление или тип задач, которые решают организаторы мероприятия. Если выбрать направление сложно, мы предлагаем посетить мероприятия похожих сообществ или мероприятия, похожие по технологии проведения (для уточнения собственной повестки, возможной кооперации и пр.). В наиболее успешной коммуникации организаторы начинают работу над протяженностью событийного трека, проектирующегося в «Точке».
  2. Какой формат планируется выбрать для проведения мероприятия?
  3. Необходима ли специальная организация пространства (размещение оборудования и т.д.)?
  4. Нужна ли трансляция? (Для мероприятий со сложной механикой и большим количеством участников предлагается подписать с организатором стандартное соглашение о возмещении возможного ущерба)
  5. Будет ли необходима репетиция?
  6. Необходимо ли резервировать время для предварительного прогона мероприятия?

По завершении беседы организаторы могут оставить контакты (визитные карточки) на общей доске контактов «Точки кипения — Томск». Доска организована по сегментам экономики и видам деятельности.

Мы стараемся корректировать представления организаторов о мероприятиях, совместной работе, культуре использования пространств и учить их ценить атмосферу — магию места.

Ключевые правила работы с организаторами.
  1. Доверие друг другу, «плата вперед», честная кооперация и возможность поделиться своими ресурсами с другими.
  2. Помимо бережного отношения к пространству, организаторам и участникам, мы предлагаем присоединиться к «зеленым» сервисам площадки: раздельному сбору пластика, стекла, алюминия, утилизации батареек и минимизации потребления пластика на площадке (в партнерстве с эко-сообществом Van&Gog, которое в том числе привело на площадку «Точки кипения» акции «Крышечка для кошечки» и «Батарейка для канарейки»).
  3. Шеринг. Если после мероприятия остались какие-либо расходные материалы или оборудование, их можно оставить на площадке для последующего использования другими сообществами.
  4. Без галстуков. Любителей официоза мы склоняем к созданию неформальной атмосферы на мероприятии для более открытой и честной коммуникации.
  5. Групповая работа и интерактив. Если мероприятие предполагает выработку совместных решений, то организаторам предлагается сразу выбрать рассадку участников по группам.
  6. Разнообразие аудитории и стейкхолдеров в логике Тройной спирали: «академическое сообщество (университеты и НИИ) — индустрия (бизнес и предприниматели) — власть».
  7. Соблюдение чистоты форматов с опорой на «Атлас форматов совместной работы».
  8. Позиционная и ответственная коммуникация.
  9. Максимальное использование своего социального капитала для вовлечения аудитории.
  10. Фиксация договоренностей и достижение результатов.
Кейс «"Точка кипения — Екатеринбург": планка качества мероприятий и управление повесткой»
Описание проблемы. Выбранные количественные метрики не являлись достаточными в выстраивании активной позиции «Точки кипения» при формировании актуальной качественной повестки. Мы не хотели превратиться в традиционный коворкинг со случайным набором мероприятий и выбрали путь по выстраиванию стратегии и определению специализации, чтобы эффективно управлять повесткой и быть максимально полезными как в своем регионе, так и в сети.

Принятые решения. «Точка кипения» перешла в формат «стратегического бодрствования» и стала развивать долгосрочную стратегию. Для этого необходимо было выделить качественные метрики, учитывая требования ключевых интересантов / стейкхолдеров, которые влияют на стратегию развития. Так, приоритетным индикатором Свердловской области, который лег в основу стратегии «Точки», стала «доля высокотехнологичной продукции (ВТП) в валовом региональном продукте (ВРП)». Был проведен анализ проблем, влияющих на данный показатель, построена причинно-следственная карта проблемного поля и выявлен набор значимых индикаторов Свердловской области, которые и определили приоритетные направления работы. Все выявленные направления (треки) позволили определить институты и сообщества, максимально влияющие на цели «Точки кипения» и ее повестку. Соответственно, теперь повестка пространства должна содержать мероприятия, которые работают на ключевые индикаторы региона, — это и является ключевым определяющим фактором при проектировании плана-графика мероприятий и выборе форматов.

Результаты.

  1. «Точка кипения» сформировала приоритетную ключевую повестку в соответствии с треками, которые прямо или косвенно влияют на индикаторы региона.
  2. Тщательный отбор самозаявленных организаторов в соответствии с приоритетной повесткой — доработка тематики, формата или приглашение для усиления мероприятия других сообществ. «Точка» не работает с отдельными спикерами, тренерами и экспертами, только с организаторами мероприятий.
  3. Активная позиция «Точки» в привлечении сообществ. Задача программного директора — придумать форматы, в которых представители нужных сообществ выступят в роли спикеров, экспертов и участников.
  4. В «Точке кипения — Екатеринбург» предусмотрены ресурсные треки, развивающие компетенции самой «Точки» (Creative.Net — региональные сообщества практик консультантов, игропрактиков, модераторов, повышающие качество и количество мероприятий «Точки»).

Примеры мероприятий приоритетной повестки.

  1. «Навигатор нацпроектов» — разноформатные интерактивные встречи представителей власти с бизнесом и общественностью для информирования и вовлечения в реализацию нацпроектов.
  2. «Топ-клуб регионального развития» — стратегические и проектные сессии с представителями власти, бизнеса, науки, образования для поиска решений актуальных региональных задач.
  3. «Правительственные чтения» — регулярные встречи «без галстуков» с министрами правительства Свердловской области.
  4. «Навигатор НКО» — встреча соискателей и обладателей президентских грантов с целью обмена опытом, ресурсами для подачи более значимых для региона заявок на конкурс.
  5. Подготовка инвесткоманд региона — совместный проект с РАНХиГС, сообществом практик, представителями власти, Агентством по привлечению инвестиций по разработке и подготовке к реализации значимых для региона инвестиционных проектов.

Рекомендации для тех, кто хочет воспользоваться опытом. Статья Ларисы Малышевой, программного директора «Точки кипения — Екатеринбург».